Tillgänglighetsanpassa dokument

Efter att du valt rätt formatmall kan du använda knappen Öka indrag, som finns i verktygsfältet, eller tab-tangenten, för att göra en flernivålista. Efter listans sista punkt ska du använda formatmallen Normal efter lista och tabell, som ligger som nummer två bland formatmallarna. Då blir det rätt avstånd mellan listan och efterföljande text.

Bilder och figurer

Bilder och figurer som innehåller information ska ha en alternativtext, det vill säga en beskrivning av vad bilden föreställer. Texten ska vara kort och sluta med punkt. Till exempel: ”Flyghavrevippa.” Om bilden är rent dekorativ skriver du ”Dekorativ bild.” som alternativtext.

Alternativtext hittar du antingen i verktygsfältet under Bildformat, eller genom att högerklicka på bilden. Om du inte hittar alternativtext på det sättet kan du göra så här:

• Högerklicka på bilden
• Välj Formatera bild
• I panelen som dyker upp till höger väljer du Layout och egenskaper
• Där klickar du på Alternativ text och fyller i fälten Rubrik och Beskrivning

Tabeller

Du skapar en tabell genom att välja Infoga tabell eller klistra in en tabell. Se till att tabellen har rätt format, du byter till rätt format genom att markera tabellen och välja format under ”Tabellverktyg” och fliken ”Design”.

Det går sedan att göra vissa ändringar i tabellen utan att den underliggande koden ändras, men det finns en del som i dagsläget inte går att ändra.

Ändringar som är ok att göra i tabeller

Om du markerar tabellen så hittar du under ”Tabellverktyg” och ”Designfliken” till vänster en del valbara Tabellformsalternativ.

Summarad: Bockar du i här blir sista raden i din tabell markerad med fetstil och får ett streck ovan och under.

Olikfärgade rader: Standardtabellen är varannan vit och varannan grå. Om du kryssar ur den så blir alla rader vita. Rekommendationen är att det blir lättare att läsa med olikfärgade rader.

Rubrikrad: Din tabell ska ha alltid ha en rubrikrad. Denna ruta ska alltså alltid vara ikryssad.

Markera rubrikraden och gå till ”Tabellverktyg” och fliken ”Layout”. Där ska det vara markerat ”Upprepa rubrikrader”. Detta gör att rubrikraden upprepas på varje sida om tabellen löper över flera sidor.

Andra ändringar du kan göra

Justera texten i cellerna så den blir höger- eller vänsterställd eller centrerad. Det gör du genom att markera cellen/kolumnen/raden och gå till ”Start” och området ”Stycke”.

Ändra färg på rader eller celler. Viktigt att tänka på att det blir tillräckligt med kontrast mellan text och färg, samt mellan rader eller celler. För den som har svårt att se färger kan allt bli grått och då fyller inte markeringen någon funktion.

Ändrar färg gör du genom att markera raden/cellen och byt färg med ”Skuggning” som finns under fliken ”Start” och området ”Stycke”.

Det här ska du inte göra

Gör inte kantlinjer i tabellen. Underliggande kod går förlorad och det kommer det bli fel för den som använder uppläsningsverktyg.

Skriv inte alternativtext på tabeller. Rubriken blir uppläst så det behövs inga alternativtexter, till skillnad mot bilder och diagram.

Sammanfoga inte celler i tabeller. Det blir svårt att förstå för den som använder uppläsningsverktyg eftersom det läser tabellen rad för rad.

Diagram

Under Infoga i menyn, välj Jordbruksverkets diagram, så får du diagram som har rätt format.

Om du kopierar ett diagram från Excel kan du välja att klistra in diagrammet som bild. Det är till och med att föredra, eftersom diagrammet ändå kommer att göras om till bild när Worddokumentet görs om till PDF.

Även diagram ska ha en alternativtext, oavsett om de är inlagda som bild eller som diagram. Skriv inte in all data i alternativtexten, utan skriv ungefär Diagram som visar utvecklingen av x mellan årtalen y och z.

Det är viktigt att diagrammets innehåll förklaras i löptexten.

Innehållsförteckning

Innehållsförteckning finns i vissa mallar. Glöm inte att uppdatera så att sidnumren blir rätt.

Titel på dokumentet

Skriv in en rättvisande titel på dokumentet under Arkiv – Info. Dokumentets titel är alltså inte samma sak som namnet på dokumentet.

Författare till dokumentet

Eftersom Greppa Näringen är utgivare på webbplatserna så ska du ändra författare till Greppa Näringen. Det gör du under Arkiv - Info. Välj Lägg till en författare och skriv in Jordbruksverket. Därefter högerklickar du på ditt namn och väljer Ta bort.

Tillgänglighetsgranska dokumentet

Under Arkiv – Info kan du köra Words egen inbyggda tillgänglighetskontroll. Den hittar du under knappen Kontrollera fel.

Felet ”Bild eller objekt som inte är i nivå” kan du strunta i.

Felet ”Svårläst textkontrast” kan betyda att vissa texter är gråmarkerade i dokumentet, till exempel i en innehållsförteckning, men det försvinner när dokumentet görs om till PDF. Titta igenom ditt dokument och kontrollera så att det inte finns text med dålig kontrast.

Skapa PDF

Du kan göra om dokumentet till en PDF antingen genom att välja Exportera under Arkiv och sedan och skapa PDF-/XPS-dokument. Du kan också välja Spara som och sedan ange PDF som filformat. Använd inte formatet PDF/a.

Under Alternativ, kryssa i

• Skapa bokmärken med rubriker
• Dokumentegenskaper
• Visa taggar för dokumentstruktur.