Skrivråd Greppa Näringen

Skrivregler i Greppa Näringen

Alla anställda i Greppa Näringen som arbetar med innehåll för webben och för våra mottagare har ett ansvar för hur texter ser ut. Att skriva lättbegripligt är att visa respekt för läsaren. Det stärker tilltron till vår organisation och till oss som skriver innehåll för våra målgrupper på webben och i alla andra sammanhang. 

Skriv Greppa Näringen

Det är viktigt att vi på Greppa Näringen är konsekventa i hur vi skriver vårt namn. Dels för att det är varumärkesbyggande och dels för att det medför en bättre sökbarhet. I våra texter och det vi skriver och publicerar på webben skriver vi Greppa Näringen – hela namnet och med versaler som begynnelsebokstav. 

Skriv för läsaren – inte för dig själv

Skriv med en vän framför ögonen. Skriv varken högtravande eller slarvigt – överskatta inte läsarens kunskaper, men underskatta aldrig förståndet. Hjälp läsaren att förstå texten. Vad vill läsaren veta om ämnet? Skriv så att din text ger svar på läsarens frågor. Ta hjälp av kolleger och andra berörda parter för att ta reda på vilka frågor som är de vanligaste våra användare ställer.

Använd du-tilltal

Tilltala en person. I de allra flesta fall sitter din läsare ensam. Föreställ dig därför din målgrupp som någon du känner, inte som en grå folkmassa eller (o)bestämd grupp. Skriv till exempel välkommen, inte välkomna. Använd alltid ett du-tilltal så långt det är möjligt, och kom ihåg att du skriver utifrån läsarens perspektiv.

När du använder du-tilltal:

1. Signalerar texten ett större intresse för läsaren.
2. Tvingar perspektivförändringen dig att skriva om delvis andra – och mer relevanta – saker. Chansen ökar att du skriver om det som verkligen betyder något för den du ser framför dig när du skriver ”du” och inte ”vi” eller ”ni”.

Undvik förkortningar

Huvudregeln för förkortningar i svenskan är enkel och lätt att minnas: Undvik alltid förkortningar i löpande text! En bra regel eftersom förkortningar stör läsrytmen och försvårar för läsaren att ta till sig innehållet i texten. Det du vinner i utrymme förlorar du helt enkelt i begriplighet.

Skriv

• det viktigaste först
• TILL och inte OM någon – du-tilltal om möjligt (och skriv du med gement d!)
• svar på läsarens/besökarens frågor – tänk på målgruppen och läsarens/besökarens behov
• kortfattat
• rubrik med nyckelord
• ingress på varje sida
• korta stycken, en tanke = ett stycke
• så konkret som möjligt
• konsekventa begrepp och formuleringar
• helst ut förkortningar
• Vi planerar inte det planeras
• rakt och enkelt. Betala inte erlägga betalning

Gå till sidans topp.

Inspireras av journalisten

Låt texten besvara de sex journalistiska frågorna

1. Vad – vad är huvudbudskapet, vad gäller saken?
2. När – när händer eller ska saken i fråga hända?
3. Hur – hur ska det genomföras? Vad kostar det?
4. Var – vilken plats gäller saken?
5. Vem/vilka – vem gör vad? Vem ansvarar och genomför, vilka berörs? Undvik att använda ordet man, var konkret om du vet vem som till exempel genomför/berörs.
6. Varför – vad är orsaken/syftet till att göra detta?

Disposition – den inverterade pyramiden

Den inverterade pyramiden är en metafor som journalistkåren använder för att illustrera ett slags omvänd berättarteknik där du placerar den viktigaste informationen först. En teknik för nyhets­skrivande som började användas av amerikanska dagstidningar i slutet av 1800-talet, i samband med att telegrafin slog igenom.

Det betyder att det väsentliga ska lyftas först, den tyngsta eller viktigaste informationen bör alltså vara i toppen – i början – av din berättelse. Minst viktig information placerar du i botten av den inverterande pyramiden, och presenterar därför längre ner i din text. Det ska vara möjligt att stryka innehåll från slutet utan att texten tappar sin betydelse.

Enligt strukturen med den inverterade pyramiden ska frågorna vem, när, var, vad och hur presenteras så tidigt som möjligt – helst redan i ingressen eller i de två, tre första styckena. Efter det kommer de viktiga detaljerna i texten och sist presenteras bakgrundsinformation och mer generell information. Texten är lättfattlig för de flesta läsare, kortfattad och sakligt hållen.

• Gå rakt på sak.
• Disponera innehållet så att det i princip kan strykas bakifrån!

På webben fungerar denna teknik bra eftersom läsaren kan lämna texten när som helst och ändå ha förstått den, även utan detaljerna. Det gör det också lättare för läsaren att snabbt avgöra om det är värt att läsa vidare i innehållet på sidan, fördjupa sig och få mer detaljer.

Gå till sidans topp.

Allmänna språkråd

Vi skriver klarspråk

I Greppa Näringen använder vi klarspråk, alltså motsatsen till kanslisvenska. Språket ska vara vårdat, enkelt och begripligt. Detta är ett lagkrav enligt språklagen, att myndigheter ska arbeta med tillgänglighet för att främja demokratin, och därmed inget som går att bortse från.

Byråkratspråk bygger barriärer

Vi som arbetar med webben eller tar fram innehåll som ska publiceras på webben har ett ansvar för hur Greppa Näringens texter ser ut. Att skriva lättbegripligt klarspråk är att visa respekt för läsaren. Det stärker tilltron till vår verksamhet och till oss som skriver information för projektets målgrupper på webben. När vi skriver i tjänsten gör vi det alltid utifrån läsarens perspektiv – inte vårt eget.

Krav på ett rättstavat klarspråk

Ett grundkrav på alla texter från Greppa Näringen är att den är rättstavad. Vid tveksamheter – använd Svenska Akademiens ordlista (SAOL) som är norm för stavning i Sverige. Rättstavningsfunktionen i Word och andra program är bra, men förlita dig inte helt på den.

Enkelt och modernt språk

Språket förändras hela tiden. En text som var acceptabel för kanske bara tio till femton år sedan är i dag ofta föråldrad och kan upplevas som gammalmodig och byråkratisk. Eftersom vi i Greppa Näringen vill att det ska vara lätt för så många som möjligt att förstå det vi skriver använder vi ett enkelt och modernt språk. Vi följer gängse språknormer och anpassar språket så att läsaren bör förstå – även en läsare som inte är väl insatt i ämnet ska förstå innehållet.

Myndigheternas skrivregler är rättesnöre

• Myndigheternas skrivregler – åttonde upplagan på Språkrådets webbplats, en bok för alla som skriver inom myndigheter, kommuner och annan offentlig verksamhet.

I de fall du inte får svar på dina frågor, hänvisas du till Myndigheternas skrivregler, publicerad av Regeringskansliet, och till Språkrådets webbplats. Myndigheternas skrivregler – åttonde upplagan är bra att ha nära till hands när du jobbar med innehåll som ska publiceras på webbplatsen.

Svenska skrivregler

• Svenska skrivregler från Språkrådets tar upp den senaste skrivråden.

Svenska skrivregler (2017) innehåller en del nya skrivråd och har även utförligare information om webbtext och källhantering, och där avsnittet om webbtext tar upp webbtillgänglighet.

Svarta listan – ord och fraser som kan ersättas i författningsspråk

• Svarta listan – ord och fraser som kan ersättas i författningsspråk, senaste upplagan finns på Regeringskansliets webbplats.

Regeringskansliets publikation Svarta listan (4 uppl., 2011) är en användbar ordlista med ersättningsord och fraser för dig som skriver i offentlig förvaltning. Ordlistan tar upp ord och fraser som ger ett stelt, kanslispråkligt intryck, och som kan vara svårtolkade för mottagaren. Ordlistan ger alltså förslag på ord och fraser som är mer moderna och tydliga (klarspråk), till skillnad från det redan etablerade författningsspråket. Svarta listan har varit ett viktigt redskap i arbetet med att modernisera ord och fraser i författningarna sedan den gavs ut första gången 1988. Du hittar senaste upplagan av Svarta listan på Regeringskansliets webbplats.

Gå till sidans topp.

Skrivråd på vägen

Det viktigaste först. Vänta inte med slutsatsen till slutet, för då blir den inte läst. En klassisk sanning som gäller i all skriftlig kommunikation, men som är extra viktig på webben.

Skriv kort. Men inte för kort. Var koncis. Långa texter på webben kan delas upp på flera sidor. Det handlar alltså inte om att skriva texter som är så korta som möjligt, utan om att texten ska säga allt som behöver sägas med så få ord som möjligt för att göra det tydligt.

Sätt punkt och skapa stycken. Ha som tumregel att skriva en tanke per mening och ett resonemang per stycke.

Informera, inte imponera. Fackuttryck och svåra ord kan du använda inför dina kolleger. Men inte när du skriver för dina målgrupper på webben där innehållet ska vara enkelt och ge god service. Språket bör vara ledigt, utan att vara slarvigt. Ett vänligt och jordnära tonläge väcker sympati. ”Byråkratspråk bygger barriärer!”

Var noga med detaljer … Läsaren ska kunna lita på att informationen är korrekt, trovärdig.

… Men inte för detaljerad. Att vara noga med detaljer innebär däremot inte att du måste vara detaljerad. För många detaljer gör informationen svår för läsaren att ta till sig. Skala bort bakgrundsinformation och detaljuppgifter som inte tillför texten något och som inte heller är nödvändiga för läsaren.

Engagera dig. Du måste förstå det du själv skriver. Gör du inte det, till exempel genom att återge delar av andras texter som du själv inte förstår betydelsen av, kommer läsaren inte heller att begripa vad som menas.

Inga genvägar. När du förenklar för dig själv försvårar du för läsaren. Märkliga förkortningar (usk, irl, iaf, öht, asap, tjutl, bil. och liknande) är förbjudna. Förkortningar försvårar och bör över huvud taget användas sparsamt, och allra helst undvikas.

Tilltala en person. I de allra flesta fall sitter din läsare ensam framför skärmen. Föreställ dig din målgrupp som någon du känner, inte som en grå folkmassa eller (o)bestämd grupp. Skriv till exempel välkommen, inte välkomna. Använd alltid ett du-tilltal så långt det är möjligt, och kom ihåg att du skriver utifrån läsarens perspektiv.

Skippa vördnadsversalerna. Skriv du med litet d, att skriva Du är inte ens språkligt korrekt. Skriv inte heller Ni, då framstår du som omodern eller onaturligt formell. Och om du mot all förmodan verkligen behöver skriva ni riktat till flera personer, skriv ni med litet n. Använd gemener för personer, titlar, funktioner, enheter med mera. Även kungen har ett litet k.

Skriv därför inte

• Ring till Chefen.
• Jag jobbar i Receptionen.
• En ny fin Cykel.
• Vår rådgivning Underhåll av diken.
• Vi bjuder in till Våtmarkskurs.

Stora Bokstäver Är Svårt. I USA finns en typografisk tradition att börja varje nytt ord i en rubrik med stor bokstav, men detta skrivsätt tillämpas inte i svenskspråkiga rubriker.

SKRIV ALDRIG LÖPANDE TEXTER MED VERSALER.

Sär skrivning är en sjuk dom. Undvik särskrivningar, de stör läsaren, skapar missförstånd och sänker förtroendet för avsändaren. Det finns en regel. Om den starkaste betoningen ligger på det första ordet skrivs orden ihop, till exempel alltför, återigen och långhårig. En grej – ett ord.

• Tio års jubileum
• Lama djur
• Lång hårig sjuk sköterska
• Gift orm
• Öppet mellan dagarna
• Vilt stängsel
• Rök fritt
• Håll plats
• Tjänst ledig
• Fel analys
• Svensk general agent för ryskt företag

För att undvika felaktiga särskrivningar i en text kan du pröva att läsa texten högt i långsam takt. Då hör du om ett ord har en så kallad sammanfattningsaccent och ska skrivas som ett ord, stortvätt, eller innehåller en så kallad tvåordsaccent och ska skrivas som två ord, stor fest.

Sätta samman eller inte. I svenska språket skrivs ord i huvudsak ihop om de uttalas som ett ord. Om du är osäker kan du därför ha nytta av att ljuda ut ordet du funderar över. Och om du brottas med långa sammansättningar, som exempelvis energieffektiviseringsbeslut, kan en omskrivning vara ett bra sätt att lätta upp texten: beslut för att energieffektivisera.

Ordval. Var konsekvent i valet av ord och termer när du skriver. Vi skriver till exempel ordet gris istället för svin, mineralgödsel i stället för konstgödsel eller handelsgödsel, ska i stället för skall, inte i stället för ej, lantbrukare i stället för bonde eller jordbrukare.

Gör avsändaren tydlig. Använd inte vi-form utan att klargöra vilka vi är (skriv exempelvis vi på Greppa Näringen eller vi på Jordbruksverket – vi skriver inte vi på Greppa eller SJV).

Guida läsaren rätt. Hänvisa främst till funktioner i stället för till personer när du skriver.

Låt andra provläsa. Det är först när din text möter andra människor som du får veta om den fungerar. Testläsarna ska helst inte vara insatta i ämnet.

Gå till sidans topp.

Tips på skrivstöd och information om klarspråk och tillgänglighet på webben

Här är några adresser där du hittar mer information om språket, hur du skriver, och även tips på hur du bygger upp en bra webbplats och gör den tillgänglig för så många som möjligt.

Skriva för webben – internetguide #8

Skriva för webben – internetguide #8, utgiven av Internetstiftelsen i Sverige (IIS). Den här är en handbok för dig som skriver. Du lär dig hur du med enkla medel anpassar dina texter för otåliga läsare på nätet, och hur du fångar deras uppmärksamhet.

Klarspråk – för en vårdad, enkel och begriplig svenska

Du hittar mer om Språkrådets klarspråksarbete på deras webbplats och kan ladda ner kortfattad information om klarspråk.

TT-språket

TT-språket är en samling skrivregler, ord och begrepp för alla som skriver.

Funka

På Funkas webbplats hittar du bland annat tips för hur du jobbar med tillgänglighet på webben och även information om lagar och regler som gäller generellt för tillgänglighet. Funka är ett företag som sätter fokus på tillgänglighet, och företaget analyserar, utvecklar och utbildar.

Gå till sidans topp.